Bürokratieaufwände zählen seit Jahren zu den meistdiskutierten Herausforderungen im Gesundheits- und Sozialwesen. Politische Strategiepapiere, Verbände und wissenschaftliche Untersuchungen verweisen regelmäßig auf die Belastungen, die durch Dokumentationspflichten, Nachweiserfordernisse und administrative Abstimmungsprozesse entstehen. Wie stark diese Belastung in der Praxis wahrgenommen wird, verdeutlicht eine aktuelle Studie des Brüsseler Kreis e. V. zur Eingliederungshilfe: Mitarbeitende wenden demnach durchschnittlich 1,5 Stunden ihres Arbeitstags für bürokratische Tätigkeiten auf.

Auch unsere Forschungs- und Beratungstätigkeit zeigt, dass Dokumentationsanforderungen einen wesentlichen Anteil am wahrgenommenen Bürokratieaufwand im Gesundheits- und Sozialwesen haben. Dabei wird jedoch deutlich, dass Entbürokratisierung im Gesundheits- und Sozialwesen nicht zwangsläufig weniger Dokumentation bedeutet. Vielmehr stehen die Vereinfachung von Prozessen, die Vermeidung redundanter Erfassungen sowie die konsequente Nutzung der Potenziale digitaler Lösungen und KI-gestützter Anwendungen im Mittelpunkt wirksamer Ansätze zur Entbürokratisierung.

Neue Studie: Bürokratie bindet wertvolle Zeit in der Eingliederungshilfe

Kaum ein Thema wird im Gesundheits- und Sozialwesen derzeit so intensiv diskutiert wie die Bürokratiebelastung der Leistungserbringer und dort tätigen Mitarbeitenden. Politik, Verbände und Wissenschaft sind sich weitgehend einig: Der Verwaltungsaufwand ist hoch und bindet Zeit, die an anderer Stelle dringend benötigt wird. Besonders sichtbar wird dies in der Pflege, in der Pflegekräfte einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit für Dokumentationsaufgaben aufwenden, die dann für die Beziehungsarbeit mit den Menschen fehlt.

Während die Situation in der Pflegebranche bereits seit Längerem in der Diskussion steht, liefert eine aktuelle Studie des Brüsseler Kreis e. V. nun auch alarmierende Zahlen für die Eingliederungshilfe im Kontext der Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG). Grundlage der Untersuchung sind eine standardisierte Befragung von Leitungskräften in Einrichtungen der Eingliederungshilfe sowie leitfadengestützte Interviews mit Leistungserbringern und Leistungsträgern.
Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen die hohe Bürokratielast in der Eingliederungshilfe:

• Mitarbeitende in der direkten Betreuung verbringen im Durchschnitt 1,5 Stunden pro Arbeitstag ausschließlich mit Bürokratie. Hochgerechnet auf ein Jahr geht damit etwa bis zum 13. März die gesamte Arbeitszeit eines Mitarbeitenden für Bürokratie verloren.
• 92 Prozent der befragten Einrichtungsleitungen sagen, dass ihre Arbeit deutlich bürokratieärmer organisiert werden könnte. Die Mitarbeitenden in der direkten Betreuung sehen das Potenzial, den Zeitaufwand für Bürokratie um bis zu 60 Prozent zu reduzieren.
• Als zentraler Bürokratietreiber werden insbesondere umfangreiche Dokumentations- und Nachweispflichten angesehen. Hinzu kommen abrechnungsbezogene bürokratische Aufwände, Antrags- und Bewilligungsprozesse sowie eine zeitintensive Abstimmung, insbesondere mit Leistungsträgern und rechtlich Betreuenden.
• Nicht zuletzt wurden Faktoren herausgearbeitet, welche die Bürokratielast zusätzlich verstärken: Fehlende Standardisierung von Prozessen, Unterschiede selbst innerhalb eines Bundeslandes sowie eine mangelnde digitale Interoperabilität (Schnittstellenprobleme bei digitalen Systemen).

Das „Dokumentationsparadox“ in der Pflege

Wir beschäftigen uns in unseren Studien und Forschungsprojekten ebenfalls immer wieder mit dem Thema Entbürokratisierung im Gesundheits- und Sozialwesen. Einer unserer Schwerpunkte ist dabei die Pflegedokumentation. Sowohl in der Langzeitpflege als auch in der Akutpflege im Krankenhaus gilt sie als ein großer Treiber des bürokratischen Aufwandes. In unseren bisherigen Analysen haben wir uns bspw. vertieft mit der Frage beschäftigt, aus welchen Gründen die verschiedenen Dokumentationsbestandteile betrieben werden.

Zunächst ist festzuhalten, dass die Pflegedokumentation unterschiedliche Funktionen erfüllen soll und den Ansprüchen verschiedener Akteure im Gesundheitswesen genügen muss. Dokumentationsanforderungen ergeben sich unter anderem aus der Perspektive der einrichtungsinternen Strukturierung des Pflegeprozesses. Darüber hinaus werden einerseits die Qualitätsprüfungen des medizinischen Dienstes der Krankenkassen vor dem Hintergrund der Pflegedokumentation durchgeführt. Andererseits muss die Pflegedokumentation die Anforderungen an die Abrechenbarkeit der Krankenhausleistungen erfüllen. Weiterhin hat die Pflegedokumentation auch eine haftungsrechtliche Funktion. In diesem Zusammenhang konnten wir feststellen, dass besonders diese in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat. Als zusätzlicher Treiber des bürokratischen Aufwandes wirken zudem insbesondere Brüche zwischen digitalen und analogen Prozessen.

Immer wieder stoßen wir dabei auf ein interessantes Spannungsfeld: Einerseits wird der hohe Dokumentationsumfang und der daraus resultierende Arbeitsaufwand vielfach kritisiert und als belastend empfunden. Andererseits wird die Dokumentation zugleich als unverzichtbares Instrument zur Strukturierung des Pflegeprozesses sowie zur Informationsweitergabe zwischen Schichten anerkannt.

Daraus ergibt sich ein scheinbares Paradox: Die Dokumentation wird in ihrem Umfang als belastend erlebt, ihre einzelnen Bestandteile werden jedoch gleichzeitig als sinnvoll und unverzichtbar zur Steuerung des Pflegeprozesses bewertet. Für die Debatte um Entbürokratisierung ist dies ein wichtiger Hinweis: Bei der Frage nach einer wirksamen Entbürokratisierung sollte weniger die Frage fokussiert werden, was dokumentiert wird, sondern vielmehr kritisch geprüft werden, wie die aufwendige, aber notwendige Dokumentation vereinfacht und die Potenziale einer digitalen Dokumentation genutzt werden können.

Wie sehen konkrete Lösungsansätze zur Entbürokratisierung aus?

In der vom Brüsseler Kreis e. V. herausgegebenen Studie mit Fokus auf die Eingliederungshilfe werden unter anderem die folgenden Vorschläge unterbreitet, um Einrichtungen von Bürokratie zu entlasten:

• Längere Bewilligungszeiträume, um wiederkehrende bürokratische Aufwände zu reduzieren.
• Bereitstellung eines bundesweiten Bedarfsermittlungstools.
• Reduktion des Dokumentationsumfangs (bspw. Beschränkung auf die Dokumentation von Abweichungen)
• Die Realisierung von Potenzialen der Digitalisierung: Digitale Formate für Bedarfsermittlungsgespräche, digitale Bereitstellung von Teilhabeplänen an Leistungserbringer sowie bundesweit einheitliche digitale Schnittstellen.

Auf Basis unserer Auseinandersetzung erscheinen für die Pflegedokumentation die folgenden Strategien zur Entbürokratisierung besonders erfolgsversprechend:

• Prüfung von Doppelstrukturen und Abbau von mehrfacher Dokumentation
• Erschließung von Synergieeffekten zwischen verschiedenen Dokumentationsbestandteilen, bspw. durch eine automatisierte Datenübertragung zwischen IT-Systemen. Hier liefert der Einsatz von KI große Potenziale
• Nutzung von modernen digitalen Tools zur Unterstützung des Dokumentationsprozesses: Bewährt sind vor allem der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Tablets und die Nutzung von Software zur Spracherkennung

Insgesamt ist und bleibt die Bürokratie und vor allem die Frage einer wirksamen Entbürokratisierung im Gesundheits- und Sozialwesen ein drängendes Thema. Im Kern sollte es dabei um das Ziel gehen, dass Mitarbeitende in der direkten Pflege und Betreuung von bürokratischer Arbeit entlastet werden und wieder mehr Zeit haben, für das, was wirklich zählt – die Arbeit am und mit den Menschen. Denn genau dort entsteht der eigentliche Wert sozialer und gesundheitlicher Dienstleistungen.

Interessieren Sie sich für vertiefende Informationen zum Thema Bürokratie im Gesundheits- und Sozialwesen? Suchen Sie Lösungsansätzen zur Entbürokratisierung? Kontaktieren Sie uns gerne!

Ihre Ansprechpartner*innen

📧 Dr. Jonas Seidel